Sidosryhmäsuhteisiin liittyvien henkilötietojen käsittely

Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01

Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]test.test.dev.hoas.fi

Sidosryhmäsuhteisiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sidosryhmäsuhteiden luominen, ylläpitäminen ja kehittäminen. Henkilötietoja käytetään sidosryhmäviestintään ja sidosryhmätilaisuuksien kutsujen lähettämiseen sekä tällaisten tilaisuuksien järjestämiseen liittyviin tehtäviin.

Henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin oikeutettuun etuun ja sidosryhmien jäsenten suostumukseen. Milloin käsittely perustuu Hoasin oikeutettuun etuun, on oikeutettu etu etenkin jokin seuraavista:

Sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä käsittelemämme henkilötiedot ovat henkilön nimi, tiedot tämän edustamasta organisaatiosta, asemasta ja/tai työtehtävistä sekä yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

Lisäksi käsittelemme tietoja koskien rekisteröidylle lähetettävää viestintää sekä tietoja koskien tilaisuuksiin ilmoittautumista ja osallistumista.

Hoas kerää ja päivittää kerättyjä henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään, heidän edustamiltaan organisaatioilta tai julkisista lähteistä, kuten julkisilta verkkosivuilta taikka viranomaisilta tai yrityksiltä, jotka tarjoavat henkilötietoihin liittyviä palveluita.

Säilytämme henkilötiedot valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin on suojattu yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tie-tokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Olemme rajanneet pääsyn henkilötietoihin nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Olemme saaneet koulutusta henkilötietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja toimimme salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat salassapitosopimukset sekä henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot.

Emme luovuta sidosryhmien henkilötietoja kolmannelle taholle, ellemme ole velvoitettuja tähän viranomaismääräyksen perusteella.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin henkilö kuuluu Hoasin sidosryhmään tai kunnes hän on itse pyytänyt henkilötietojensa poistamista sidosryhmärekisteristä.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilö-kohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Oikeuksien toteuttaminen edellyt-tää sitä, että Hoas pystyy varmistumaan henkilön henkilöllisyydestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada Hoasilta vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitel-lään tai että niitä ei käsitellä, sekä oikeus saada tarkastaa omat tietonsa. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai puutteellisten tietojen täydentämistä, sekä oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia henkilötietojensa poistamista sidos-ryhmärekisteristä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötieto-jen käsittelyä. Milloin henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, on rekis-teröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutet-tu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvon-taviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, muutoksista ei ilmoiteta rekisteröidyille henkilökohtaisesti. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.7.2021.